Hyppää sisältöön
90% 95% 100% 110% 120% Tekstin koko
Takaisin etusivulle

Asiakirjajulkisuuskuvaus

SIILINJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAJULKISUUSKUVAUS

 

1. Kuvauksen tarkoitus

Tiedonhallintalaki (906/2019) velvoittaa tiedonhallintayksikköjä laatimaan kuvauksen hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekistereistä sekä ylläpitämään sitä. Siilinjärven kunta on lain tarkoittama tiedonhallintayksikkö.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on toteuttaa julkisuusperiaatetta ja auttaa kansalaisia tekemään tietopyyntöjä asiakirjoista, sekä antaa yleiskuvaus siitä, miten Siilinjärven kunnan tiedon- ja asianhallinta ovat jäsentyneet. Tämä helpottaa pyydettävien tietojen yksilöintiä ja hakua. Kuvaus auttaa myös hahmottamaan, millaisia tietoaineistoja kunnan toiminnoista syntyy.

 

2. Tietopyyntöjen tekeminen

Julkisuuslain (621/1999) nojalla jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Asianosaisilla, tai sellaisilla, joiden etuihin tai oikeuksiin asian käsittely muuten vaikuttaa, on oikeus saada tieto myös salassa pidettävästä asiakirjasta tietyin rajoituksin (asianosaisjulkisuus, julkisuuslaki 11 §). Tiedon antaminen pelkästään viranomaisen sisäistä työskentelyä varten laaditusta tai sellaisesta asiakirjasta, joka ei jostain julkisuuslaissa mainitusta perusteesta johtuen vielä ole tullut julkiseksi, on viranomaisen harkintavallassa. Tietopyynnöt Siilinjärven kunnan asiakirja-aineistoista ohjeistetaan tekemään ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@siilinjarvi.fi. Vaihtoehtoisesti tietopyyntöjä voidaan tehdä myös kirjeitse osoitteella Siilinjärven kunta / kirjaamo, PL 5, 71801 Siilin-järvi, puhelimitse tiedonhallinta-asiantuntijalle (p. 0447401215), tai käymällä kunnanvirastolla sen aukioloaikoina.

Tietopyynnössä on mahdollisuuksien mukaan yksilöitävä mahdollisimman tarkasti, millaista tietoa halutaan, tai mistä asiakirjasta on kyse. Esimerkiksi asiakirjan otsikko tai laatimisaika on hyvä mainita, jos se on tiedossa. Tämä nopeuttaa asian käsittelyä.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, pyytäjän ei pääsääntöisesti tarvitse kertoa, mihin tarkoitukseen hän tietoa haluaa, eikä myöskään todistaa henkilöllisyyttään. Jos tietopyyntö koskee salassa pidettävää tietoa, pyytäjän on kyettävä luotettavasti todistamaan, että hänellä lainmukainen oikeus saada kyseinen tieto. Muussa tapauksessa kunta ei saa antaa tietoa.

Tietopyynnöt on lain mukaan käsiteltävä viranomaisessa kahdessa viikossa tavanomaisissa tapauksissa. Jos taas tietopyynnön toteuttamisessa tai asian muussa ratkaisussa ilmenee, että se vaatii erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, asia on ratkaistava viimeistään kuukauden kuluessa. Nämä aikarajat pätevät sekä julkisiin että salassa pidettäviin tietoihin. Tavanomaista suuremman työmäärän vaativissa tietopyynnöissä viranomaisella on myös oikeus periä maksu asian käsittelystä, ja mikäli tieto vaaditaan paperitulosteena, näistä on joka tapauksessa oikeus periä maksu. Sähköisesti lähetetyistä asiakirjoista, suullisesta tiedonannosta sekä asiakirjoihin tutustumisesta paikan päällä ei peritä maksua. Mikäli pyydettyä tietoa tai asiakirjaa ei voida antaa salassapito-säännösten tai muun syyn vuoksi, tiedon pyytäjällä on halutessaan oikeus saada asiasta valituskelpoinen viranhaltijapäätös perusteluineen (julkisuuslaki 14 §). 2(3)

 

3. Avoimen rajapinnan kautta saatavilla olevat tiedot

Ainoastaan julkaistavat viranhaltijapäätökset, toimielinten kokousasiakirjat, kuulutukset ja muut lain nojalla yleisölle julkaistavat asiakirjat (esim. hallintosääntö ja talousarviot) ovat saatavilla kunnan verkkosivuilla tai kunnan verkkosivujen kautta julkaisujärjestelmässä. Muista asiakirjoista täytyy tehdä erikseen tietopyyntö.

Linkkejä:

Toimielinten julkiset pöytäkirjat ja esityslistat: https://www.siilinjarvi.fi/minun-siilinjarvi/minun-siilin-jarvi-2/esityslistat-poytakirjat-ja-kokousajat/

Viranhaltijapäätökset: https://www.siilinjarvi.fi/viranhaltijapaatokset/

Kuulutukset: https://www.siilinjarvi.fi/minun-siilinjarvi/minun-siilinjarvi-2/kuulutukset/

Strategia ja säännöt: https://www.siilinjarvi.fi/minun-siilinjarvi/minun-siilinjarvi-2/strategia/

 

4. Tietojärjestelmät ja asiarekisterit

Kunnan pääasiallinen asioiden ja asiakirjojen käsittely- ja kirjausjärjestelmä on asianhallintajärjestelmä Dynasty10. Kaikki kunnan hallinnolliset asiat kirjataan tähän järjestelmään, samoin suuri osa asiakas- ja henkilöstöasioista. Joillekin asiakasasioille, kuten sosiaali- ja terveystoimintojen palveluille sekä koulujen oppilasasioille, on omat erillisjärjestelmänsä joihin kyseiset asiat ja niiden yhteydessä syntyvät tiedot kirjataan. Samoin henkilöstöhallinnon ns. rutiiniasiat kuten lomat ja virkavapaat kirjataan omaan järjestelmäänsä. Kaikissa mainituissa tietojärjestelmissä käsitellään myös henkilötietoja, joten ne muodostavat omat henkilörekisterinsä.

Asianhallintajärjestelmään kirjattaessa asia saa diaarinumeron, joka näkyy myös asialle kirjattavien asiakirjojen kirjaustiedoissa. Tällä tavoin muodostuu käsiteltävien asioiden ja asiakirjojen luettelo eli diaari, erikseen julkisille ja salassa pidettäville asioille. Ainoastaan julkiseen diaariin merkittyjä tietoja voidaan antaa yleisölle, ellei pyytäjä ole asianosainen tai toinen asiassa toimivaltainen viranomainen (julkisuuslaki 9 – 13 §, 28 – 30 §).

 

5. Tietovarannot

Kunnan toiminnoissa syntyvät tai käsiteltävät tiedot muodostavat niin sanottuja tietovarantoja, eli samankaltaisten prosessien tietojen kokonaisuuksia. Jako on pitkälti teoreettinen, koska saman tieto-varannon tiedot voivat sijaita hajallaan eri tietojärjestelmissä ja paperiarkistossa. Kaikkiin tietovarantoihin sisältyy henkilötietoja, ja ne voivat sisältää sekä julkista että salassa pidettävää tietoa.

Siilinjärven kunnan tietovarannot ovat:

Hallintotiedot: Sisäisissä hallinnon prosesseissa tarvittavat tiedot; kuntien sekä kunnan ja eri organisaatioiden yhteistyötoiminnoissa syntyvät tiedot; luottamushenkilöiden ja -elimien tiedot. Ystävyys-kunta- ja muun kansainvälisen toiminnan tiedot. 3(3)

Henkilöstötiedot: Henkilöstöhallinnon prosesseissa syntyvät tai käsiteltävät tiedot (esim. työhakemukset ja rekrytointipäätökset, loma- ja virkavapaa-asiat jne.).

Taloustiedot: Kunnan taloushallinnon prosesseissa syntyvät tai käsiteltävät tiedot (esim. kirjanpitoaineisto, maksujen perintätiedot, talouden suunnitteluasiakirjat).

Turvallisuustiedot: Maanpuolustuksellisiin, pelastustoimintaan ja muuten yleiseen turvallisuuteen liittyvien toimintaprosessien tiedot (kutsunnat, valmiussuunnittelu, sopimukset pelastuslaitoksen kanssa jne.).

Liikennetiedot: Kunnan alueen ja seudullisen liikenteen suunnittelun ja järjestämisen tiedot (liikenne-järjestelyjen suunnittelu, pysäköintimääräykset jne.).

Kiinteistö-, rakentamis- ja asumistiedot: Rakennusvalvontaan, kunnan omaan rakentamiseen, yleisten alueiden suunnitteluun ja ylläpitoon, maan hankkimiseen ja luovuttamiseen, kunnan omistamien kiinteistöjen ylläpitoon sekä muihin teknisen toimialan prosesseihin liittyvät tiedot.

Ympäristötiedot: Ympäristönsuojelun ja ympäristöterveydenhuollon prosesseissa syntyvät ja käsiteltävät tiedot (esim. ympäristöluvat, tarkastusasiakirjat, ilmoitukset jne.).

Sivistys-, kulttuuri- ja liikuntatiedot: Sivistys-, kulttuuri- ja liikuntatoimialojen prosesseissa syntyvät ja käsiteltävät tiedot (oppilastiedot, kirjaston asiakastiedot, liikuntapaikkojen varaustiedot, kulttuuritapahtumien suunnittelu jne.).

Tutkimukselliset tiedot: Tutkimuslupien hakemukset ja päätökset niihin liittyen.

Tiedonhallinta- ja viestintätiedot: Kunnan omaan arkistointiin, asiakirjahallintoon, ICT-hallintoon ja muuhun tiedonhallintaan sekä mainontaan ja viestintään liittyvät tiedot (arkistoluettelot, tiedonohjaussuunnitelma, tiedonhallintamalli, järjestelmäluettelot, laiteluettelot, esitteet, kunnan oma mainosmateriaali jne.).

Elinvoimatiedot: Kunnan elinvoiman edistämisen prosesseihin liittyvät tiedot (yritystoiminnan edistämiseen liittyvät päätökset, työvoimapalvelujen tiedot jne.).

Sosiaali- ja terveyspalvelutiedot: Sosiaali- ja terveyspalvelujen suunnitteluun ja järjestämiseen liittyvät tiedot (potilas- ja asiakastiedot, sopimukset muiden palveluja järjestävien tahojen kanssa jne.).